Как эффективно работать в open space

Сегодня личное пространство стало настоящей роскошью. На работе многие из нас вынуждены работать в новой системе организации пространства – open space. Несмотря на поговорку «В тесноте, да не в обиде», постоянное нахождение в гуще событий существенно влияет на психику. Мы становимся раздражительными, забывчивыми, быстро утомляемся и даже теряем свою индивидуальность. Как же защитить себя от всего этого?

Что такое open space

В переводе с английского open space – это открытое пространство. Само понятие подразумевает офис без каких-то либо серьезных перегородок, вся рабочая техника является общей и унифицированной. В одном таком помещении могут находиться все сотрудники и, зачастую, руководители.

Чаще других в открытом офисе работают представители коммуникативных профессий – менеджеры по рекламе, маркетингу, туризму, логисты, брокеры, дизайнеры, журналисты, архитекторы, менеджеры по работе с клиентами, кредитные специалисты, программисты и системные администраторы.

Достоинства open space

Открытые офисы экономны, поскольку обходятся руководителям дешевле, чем выделенные кабинеты. К примеру, отсутствие коридоров и перегородок позволяет экономить до 20% офисной площади. Кроме того, в таких офисах наблюдается более демократичная атмосфера, поскольку руководители находятся рядом, а значит, они более доступны для деловых переговоров и общения.

Из этого вытекает и следующее достоинство – оперативность в решении вопросов. Когда нет перегородок, других кабинетов, человеку психологически проще подойти к нужному сотруднику и задать ему необходимый вопрос. Также благодаря личному общению улучшается взаимопонимание, осуществляется быстрый, полный обмен информацией и взаимное обучение.

Опенспейс помогает укреплять командные отношения – постоянное общение способствует улучшению формальных и неформальных связей. Чаще всего такой офис обеспечивает открытость значимой информации и, как следствие, прозрачность бизнес-процессов. Если вы находитесь в одном помещении с сотрудниками разных отделов, естественно, что вы будете в курсе всех событий и планов компании.

Открытый офис дает возможность руководителям ненавязчиво контролировать своих подчиненных (все на виду), а также помогает развитию самоконтроля работников – когда на тебя смотрят, желания схалтурить не возникает. И, следовательно, растет производительность труда.

Недостатки open space

Недостатки**,** в основном, носят психологический характер. Существует масса факторов, которые отрицательно сказываются на работоспособности персонала.

Главный минус – это отсутствие конфиденциальности и личного пространства. Любой разговор – будь то личный или деловой, слышен всем окружающим. У сотрудников фактически нет личного пространства, и даже оформление рабочего места в некоторых фирмах может быть строго регламентированным – например, не разрешается переставлять оргтехнику, держать на столах сувениры, фотографии, нельзя хранить и употреблять на рабочем месте пищу.

Постоянный шум, движение за спиной и стрессы снижают мотивацию, работоспособность, концентрацию внимания, а также нарушают работу вестибулярного аппарата.

Кстати, о шуме. По данным Московского Роспотребнадзора, нормальным уровнем офисного шума считается уровень не выше 60 дБ – это диапазон спокойно разговаривающих людей. Продолжительное шумовое воздействие свыше 70 дБ (например, постоянные крики, разговоры на повышенных тонах, гул транспорта) ухудшает слух в течение пяти лет, если же вас сопровождает шумовое воздействие свыше 80 дБ, слух может ухудшиться уже через год.

Температурные неудобства также влияют на работоспособность, настроение и здоровье человека. Если в помещении находятся люди разной «теплолюбивости», конфликтов не избежать. Одним холодно, другим жарко – и обычно побеждает тот, кто сильнее или у кого находится пульт от кондиционера. Известны случаи, когда сотрудники, любящие прохладу, дабы насолить враждующим любителям тепла, специально включают кондиционер на полную мощность.

Выше мы говорили об открытости информации, как о достоинстве открытого офиса. Взглянем на это с другой стороны. Информация может быть и негативной. Например, упреки начальства в опенспейс легко становятся всеобщим достоянием. В таком случае совершенно не работает знакомая нам с детства педагогическая система «Хвалить при всех, ругать – наедине».

Также многие эксперты считают, что постоянные контакты, постоянное нахождение человека в гуще событий делают его одиноким. Контакты становятся поверхностными, исключительно деловыми, а коммуникативные перегрузки вынуждают людей общаться меньше, чтобы не мешать работать другим.

Как снизить негативное влияние опенспейса и работать более эффективно?

Организация пространства и мебель

Советы руководителю. Чтобы условия работы в опенспейс были комфортными, важно заранее позаботиться о мебели, уровне шума и других санитарных нормах. К примеру, для открытого офиса подходит мебель, позволяющая условно разграничить пространство между людьми и поделить его на зоны. Также важно подальше расположить друг от друга шумные отделы – call-центр, отдел продаж и отделы, которым требуется тишина – финансовый отдел, отдел программного обеспечения.

Важно учесть, что для комфортной работы человеку требуется пространство 3,5 кв.м, из них примерно 2 кв.м. займет стол с оргтехникой. Также важно помнить, что лучше работает тот, кому психологически комфортно находиться на своем рабочем месте.

Совет сотрудникам. Если правила компании позволяют, персонифицируйте свое рабочее место. Украсьте стол приятными безделушками, сувенирами из отпуска, поставьте любимое комнатное растение, повесьте на стену небольшую картину или юмористический постер.

Образ жизни в open space

Советы руководителю. Вы повысите производительность труда сотрудников, если:

• организуете сотрудникам 15-минутные кофе-брейки 2 раза в день;
• выделите небольшую территорию для кухни, отдыха, можно даже выделить зону для развлечений, чтоб уставшие сотрудники могли сыграть в настольный хоккей или теннис;
• введете правило проводить совместные мероприятия, оповещать коллег о каких-либо приятных изменениях в жизни сотрудников (рождение детей, получение дополнительного образования и т.д.);
• не будете запрещать сотрудникам шутить друг с другом, обмениваться анекдотами, смешными рассказами из жизни. Как вы знаете, юмор улучшает психологическую атмосферу в любой обстановке.

Температура, воздух и профилактика вирусных заболеваний

У каждого сотрудника своя потребность в свежести и температуре воздуха. Чтобы раз и навсегда прекратить бои за пульт от кондиционера, отладьте систему вентиляции и отопления. Разрешите сотрудникам прогулки на свежем воздухе во время перерывов. Запретите резкие духи. Напоминайте сотрудникам о том, как важно соблюдать личную гигиену и призывайте нарушителей к порядку.

Ведите профилактику вирусных заболеваний. Оговорите правила, запрещающие простывшим сотрудникам появляться на рабочем месте, а если это невозможно, обяжите их надевать марлевые повязки.

Звукоизоляция и борьба с шумом

Советы руководителю. Офисные перегородки из металлопластика изолируют звук до 60 дБ. Также хорошими акустическими характеристиками обладают синтетические материалы на основе волокон полиэстера или натуральные войлочные. Постелите на пол ковровую плитку, используйте акустический потолок, навесные панели – и вы значительно снизите уровень шума в офисе.

Если сотрудникам необходимо сосредоточиться, разрешите использование наушников, берушей.

Шумную технику – кофемашину, принтер, факс, ксерокс можно поставить в дальний угол помещения, чтобы минимизировать шум. Также будет полезно отделить все это перегородкой.

Если сотрудников очень много, лучше запретить им громко разговаривать. Введите правило – при опоздании не здороваться на весь офис (это отвлекает), а лучше тихо зайти и приступить к обязанностям. Если сотруднику нужно сделать личный звонок по мобильному, введите правило выходить в коридор на кухню/в переговорную.

Советы сотрудникам. Поставьте сотовый и стационарный телефоны на вибрацию или установите негромкую мелодию, которая никого не будет отвлекать. Отложите личные разговоры до перерыва или ведите их в коридоре. Чем меньше людей знают о вашей личной жизни, тем лучше.

Как адаптироваться к работе в open space

Используйте адаптацию своей нервной системы на полную мощь. В любом коллективе есть люди или обстоятельства, которые раздражают или отвлекают. Во-первых, помогите вашей нервной системе быстрее адаптироваться – рассортируйте опасные раздражители от неопасных. Например, так:

• «От этого человека всегда много шума. Он то перебирает бумаги, то что-то громко роняет на пол, то скрипит дверцами шкафа. Но он редко ко мне обращается по работе. Значит, его шум можно игнорировать».
• «А этот человек всегда тих, но уж если подходит, то без вопросов не обойтись».
• «Эта женщина фактически не шумит, но постоянно заглядывает в мой монитор, следит, что я делаю, и постоянно докладывает начальству. С ней надо быть настороже или хотя бы отвернуть от нее монитор».

Во-вторых, попробуйте игнорировать неопасные раздражители. Сделать это бывает нелегко, но результат того стоит. Такое игнорирование помогает развивать переключаемость и устойчивость внимания и повышает работоспособность. И никакой говорливый сосед, никакой рычащий трактор за окном больше не помешают процессу работы.

Упражнение «Игнорирование безопасных звуковых раздражителей»

Проследите за собой и выясните, какой безопасный раздражитель вам больше всего мешает работать: разговорчивый коллега, стук каблуков в коридоре, шелест листьев?

Дома в спокойной обстановке сядьте в кресло или лягте в кровать. Представьте этот раздражитель. Какой он – громкий, тихий, монотонный, надоедающий, выводящий из себя? А теперь представьте, как вы выполняете свою обычную работу и мысленно подключите этот раздражитель. Представьте, как его звуковое сопровождение все лучше и лучше помогает вам работать, настраивает на работу, вводит в азарт и помогает получать вам удовольствие от процесса созидания. Этот звук словно сливается с вашей работоспособностью и становится частью его. Проделайте упражнение несколько раз.

На работе вспомните ваше домашнее упражнение, и постепенно вы заметите, что неприятный звук вас не отвлекает, а помогает работать.