7 способов повысить продуктивность на работе
Планируйте
Придерживайтесь общих принципов: выполняйте сложные и неприятные дела в первую очередь, продумывайте ресурсы, конкретизируйте цели и устанавливайте сроки. Вы можете считать, что дедлайн — это лишний стресс. Но в небольших количествах эмоциональное напряжение полезно — помогает сконцентрироваться. Кстати, начните отслеживать, сколько минут или часов уходит у вас на выполнение тех или иных дел. Не заблуждайтесь, что вы «примерно и так знаете». Только 17% людей способны точно оценить, за сколько они управятся с задачей. А остальные обычно недооценивают затраты времени и ошибаются в среднем на 30% (из-за чего ставят в ежедневник больше дел и живут с ощущением, что они везде опаздывают). Воспользуйтесь приложением Rescue Time, которое расскажет, как и на что вы тратите свой день.
Избегайте многозадачности
Когда вы стараетесь все успеть: отвечаете на телефонные звонки и электронные письма, решаете горящие вопросы и параллельно пишете отчет, то в чем-то вы обязательно допустите серьезную ошибку. Исследования показывают, что мозг не способен справляться с несколькими задачами одновременно. Он быстро переключается с одной на другую, что снижает плодотворность вашего труда и повышает затраты времени. Поэтому группируйте похожие задачи. На одно электронное письмо вы отвечаете 15 минут, а на десять писем способны ответить за час, поскольку идет ускорение процесса.
По подсчетам специалистов, «убийцы времени» отнимают до 30-40% рабочего времени. Мессенджеры, социальные сети, серфинг в Интернете, чай и «покурить» с сослуживцами ко всему прочему рассеивают внимание. Отключите уведомления на телефоне и поставьте на рабочем столе табличку с просьбой обращаться только по срочным вопросам. В течение 10 минут отдыхайте каждые час-полтора рабочего времени: выпейте любимый напиток, посидите с закрытыми глазами, выйдите на улицу, обсудите последние новости с коллегами. Вы заметите, что благодаря такому режиму вам не придется задерживаться на рабочем месте дольше установленного графика.
Добавьте позитива
Как правило, человеку удается продуктивно трудиться, когда ему нравится то, чем он занимается. А вот рутина, монотонность, конфликты в коллективе не способствуют результативности. Украсьте свое рабочее место в меру возможностей: поставьте цветы, фотографии, репродукции любимых картин, свечи или другие предметы, вызывающие у вас радостную улыбку. Психологи уверены, что качество вашей работы увеличится на 15%. И, конечно, не мыслите ограничениями (не концентрируйтесь на том, что вам не нравится), а сосредоточьтесь на том, чему вы учитесь или что вам хорошо дается.
Если вам прислали срочную небольшую задачу (и по вашим подсчетам на ее выполнение не уйдет больше 2 минут), выполните ее немедленно. Так вы сэкономите время, потому что вам не придется хранить это дело в памяти и читать его содержание повторно. Кроме того, небольшие выполненные задачи поднимают настроение.
Отказывайтесь от ненужных встреч
По мнению западных исследователей, офисные работники тратят от 4 до 30 часов в месяц на планерки и групповые обсуждения, которые не приводят к решению каких-то серьезных проблем. Многие вопросы можно обсудить по телефону или по переписке (или, как вариант, столкнувшись в коридоре или на обеде). Поговорите с руководителем, насколько оправданы регулярные сборы сотрудников.
Готовьтесь на завтра
В воскресенье вечером соберите офисный гардероб (чтобы не пришлось перед работой в спешке оттирать пятно с джинсов или искать новые чулки), посмотрите в ежедневнике, нет ли срочных задач, о которых вы могли забыть, подготовьте ланч-бокс или поставьте завтрак в мультиварку на конкретное время. Пусть утро рабочего дня будет добрым!
Фото: shutterstock/vostock